(질문) 저희 회사에서 약 4년 전 회사를 무단퇴사한 근로자가 경력증명서를 발급해달라고 요청하였는데, 우리 회사가 이를 반드시 응해야 할 의무가 있는지요?

(답변)근로기준법 제39조에 의하면, “사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용기간, 업무종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.”라고 규정하고, 동법 시행령 19조에 의하면 “법제39조 1항에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다”라고 규정하고 있습니다.

사용증명서는 그 기재내용이 일반적인 경력증명서와 유사하다고 볼 수 있으며 경력증명서는 근로자가 근무한 사용기간, 업무종류 등을 기록한 것으로 근로자의 경력을 증명하는 문서를 의미하는 바, 그러한 기재내용의 일부를 포함한 경력증명서는 그 한도 내에서 근로자의 경력을 확인할 수 있는 근거자료로 활용됩니다.

이 때 사용증명서의 기재내용은 사용기간, 업무종류, 지위와 임금, 기타 필요한 사항중에 근로자가 청구하는 사항만 기입해야 하므로, 사실인 사항이더라도 근로자가 요구하지 아니한 사항을 기입해서는 안되며, 근로자가 요구하는 사항이라 할지라도 사실과 다른 사항을 기재할 수는 없습니다. 또한 퇴직한 후라도 청구하면 발급하도록 규정하고 있으므로 재직중인 근로자도 물론 사용자에게 사용증명서 발급을 요구할 수 있습니다(근기 68207-2459, 2002.7.15).

다만 사용증명서를 청구할 수 있는 기한이 무한정 인정되는 것은 아니며, 근로기준법 시행령에 의하면, 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 당해 사업장에서 30일 이상 근무한 근로자로서 퇴직 후 3년 이내로 제한하고 있는 바, 이와 같이 사용증명서 청구할 수 있는 기한을 퇴직 후 3년 이내로 제한하고 있는 것은 근로계약서, 임금대장, 임금결정, 지급방법 및 임금계산의 기초에 관한 서류 등 증명에 필요한 자료의 보존기간이 3년으로 되어 있어 이 기간이 지나면 사용증명서 교부가 용이치 않는 것으로 보기 때문입니다.

따라서 이 사안의 경우 퇴직 후 4년 전에 귀사를 퇴사한 근로자의 경우, 퇴직 후 3년이 지난 것이 명백하다면 귀사는 사용증명서를 교부해 줄 법적의무가 없기 때문에 이에 반드시 응할 의무는 없고, 다만, 근로자를 배려하는 측면에서 발급은 가능할 것입니다.